Vorbereitung auf Fragen im Vorstellungsgespräch

Audiobuch Mit Training Vorstellungsgespräch: Die 100 wichtigsten Fragen und besten Antworten liefern die bekannten Trainer Christian Püttjer und Uwe Schnierda zwei gute CDs zur Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch.

Die CDs enthalten aus meiner Sicht eine Reihe guter Fragen sowie ein paar darüber hinausgehende Informationen. Der Inhalt der CDs gliedert sich in folgende Teile:

  • Einleitung
  • Auf dem Weg ins Vorstellungsgespräch
  • Die sieben Phasen eines Vorstellungsgesprächs
  • Techniken der Gesprächsführung
  • Fragen zur Motivation der Bewerbung
  • Fragen zur beruflichen Entwicklung
  • Fragen zur Person
  • Fragen zur Firma
  • Fragen zur privaten Lebensgestaltung
  • Fragen an Arbeitslose
  • Fragen an Wiedereinsteiger
  • Fragen an 40-plus Bewerber
  • Fragen an Dauerwechsler
  • Stressfragen
  • Fragen, die Sie stellen sollten
  • Ihr Weg in die Zukunft

Nach jeder Beispielrunde stellen die Sprecher die Fragen nocheinmal an den Hörer und lassen etwas Zeit, die jeweilige Frage zu beantworten. Das hat mich anfangs irritiert, stellte sich später jedoch als ideale Lernmethode heraus.

Die vorgegebenen Antworten sind sicherlich nicht immer die besten Antworten und dürfen auf keinen Fall auswendig gelernt werden. Darauf weisen die Autoren allerdings selbst mehrfach hin. Es geht bei den CDs darum, das Prinzip zu verstehen und auf die eigenen Antworten anzuwenden.

Meine Kritik hält sich in Grenzen: Die Negativbeispiele (eingeleitet durch “Sagen Sie nicht …”) sind manchmal etwas plump und die Musik fängt irgendwann an zu stören.

Noch ein Tipp von meiner Seite: kopieren Sie sich die Tracks auf einen MP3 Player oder Ihr Smartphone. Dann können Sie auch die Teile der CDs weglassen, die auf Sie nicht zutreffen, beispielsweise Arbeitslosigkeit oder 40-Plus Bewerber, wenngleich man auch an diesen Fragen das Prinzip erlernen kann.

Fazit: die knapp 20€ sind gut angelegtes Geld und haben sich spätestens beim ersten erfolgreichen Vorstellungsgespräch amortisiert.

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Selbstbewusstsein erarbeiten

Selbstbewusstsein, was ist das eigentlich und wie kann man sich Selbstbewusstsein erarbeiten? Der erste Teil der Antwort steckt schon im Begriff: Selbstbewusst sein – “sich selbst bewusst sein” oder “über sich selbst Bescheid Wissen”.

Selbstbewusstsein ist ein grundlegender Baustein, auf dem Bewerbungstraining aufsetzt. Nur wer von sich selbst weiß, was er alles kann, was er weiß und was er schon einmal getan hat, kann dem zukünftigen Arbeitgeber glaubhaft darlegen, dass er für die Stelle geeignet ist.

Ein Teil des Selbstbewusstseins ist im Lebenslauf dokumentiert. Dort steht, in welchen Positionen ein Bewerber wie lange gearbeitet hat. Ergänzt werden diese Angaben durch das Anschreiben. Hier stellt der Bewerber dann noch die Tätigkeiten oder sein Wissen in Bezug zum Lebenslauf.

Noch selbstbewusster treten Bewerber auf, die sich über Ihr Leben bis ins Detail im Klaren sind. Sie können auf Anhieb ermitteln, woher sie eine bestimmte Fähigkeit erworben haben.

Im Laufe eines Lebens gewinnt man so viel Erfahrung, dass man sich kaum an alles erinnern kann. Das gleiche gilt für das Berufsleben: man durchläuft mehrere Positionen, übernimmt viele Tätigkeiten und erlernt viel Wissen. Sich nach fünf Jahren noch an alles zu erinnern fällt meist schwer.

In einem ausführlichen Lebenslauf können alle Positionen, Tätigkeiten und Wissen dokumentiert werden. Der ausführliche Lebenslauf dient später dann als Vorlage für den Lebenslauf in der Bewerbung. Dabei wird der Lebenslauf auf die Dinge reduziert, die für den neuen Arbeitgeber relevant sind.

Der ausführliche Lebenslauf ist tabellenartig in sechs Spalten aufgebaut. Die erste Spalte ist die Bezeichnung. Hier kann alles eingetragen werden, was den Eintrag kurz und bündig beschreibt, beispielsweise die Positionsbeschreibung einer Stelle, die Tätigkeit im Beruf oder in einem Verein oder auch die Verleihung einer Urkunde.

Die zweite Spalte verweist auf vorhandene Nachweise über die bezeichnete Tätigkeit. Das kann ein Zeugnis oder eine Urkunde sein, eine Teilnahmebescheinigung oder auch die Nennung in einer Zeitung oder im Internet.

Die dritte Spalte befasst sich mit der Intensität der Tätigkeit. Sie reicht von täglich über wöchentlich und monatlich (oder n mal pro Monat) bis hin zu sehr selten oder gar einmalig (z.B. Einzelveranstaltungen oder Preisverleihungen). Dann wird noch die Dauer angegeben: am besten taggenau als Zeitraum oder in Wochen bzw. Monaten.

Die fünfte Spalte kennzeichnet das Ende der Tätigkeit. Daraus lässt sich später ableiten, wie veraltet das erworbene Wissen ist. Ist die Tätigkeit noch nicht vorbei, kann eine entsprechende Kennzeichnung erfolgen, um das Feld von leeren Feldern zu unterscheiden.

Die sechste Spalte ist mit “Wissen” gekennzeichnet und enthält Informationen zum theoretischen und praktischen Wissen. Hier können Sie Aufgaben notieren, Soft Skills hinterlegen oder Technologiewissen aufschreiben. Auch Titel von Büchern oder die Namen von Ihren Vorbildern in dieser Zeit sind hier gut aufgehoben.

Die Spalten 1, 2 und 4 sind später für die Erstellung eines Lebenslaufs für die Bewerbung interessant. Anhand der sechsten Spalte erfolgt dann die Auswahl. Außerdem hilft die sechste Spalte bei der Erstellung des Anschreibens.

Da die Liste mit der Zeit immer länger und unübersichtlicher wird, empfiehlt es sich, die Liste nach Themen zu sortieren. Ich empfehle folgende Einteilung

1. Schulzeit
2. Ausbildung, Weiterbildung und Kurse
2.1 Generell
2.2 Thema 1
2.3 Thema 2
3. Studium
4. Beruf
4.1 Arbeitgeber 1
4.1.1 Positionen im Beruf
4.1.2 Tätigkeiten im Beruf
4.2 Arbeitgeber 2
4.2.1 Positionen im Beruf
4.2.2 Tätigkeiten im Beruf
5. Auslandsaufenthalt
6. Publikationen
7. Vereinstätigkeiten und Hobbies
8. Privat und Familie

Die Punkte 2.2 und 2.3 brauchen erst erstellt zu werden, wenn sich innerhalb der Aus- und Weiterbildung eine Ansammlung von Schulungen zum gleichen Thema ergibt. Die Punkte 3, 5 und 6 können natürlich entfallen, wenn noch kein Studium oder Auslandsaufenthalt vorliegt. Die Unterteilung von Punkt 4 ergibt erst bei mehreren Arbeitgebern Sinn. Da sich auch aus Vereinstätigkeiten oder privaten Aktivitäten oft Vorteile für den Beruf ergeben, ist die Aufnahme dieser Punkte durchaus praktisch. So haben viele Menschen Office-, PC- und Internet-Kenntnisse meist auch im privaten Bereich.

Diese Liste kann beinahe unbegrenzt gefüllt werden. Insbesondere im privaten Bereich übt man ja täglich mehrere Arbeiten aus, angefangen von Abtrocknen bis hin zu Zitronen pressen. Fokussieren Sie zu Beginn auf Ihre berufliche Karriere. Sie können private Dinge jederzeit ergänzen, wenn Sie feststellen, dass sie beruflich relevant werden.

So kann es z.B. für einen Software-Entwickler durchaus interessant sein, ein Musik-Instrument zu spielen, beispielsweise wenn die Firma einen Messeauftritt mit Showeinlage plant. Mit dieser Zusatzqualifikation muss im Anschreiben jedoch nicht geworben werden. Es genügt, wenn diese Fähigkeit der Firma später bekannt wird. So nutzen Sie die Investition in einen ausführlichen Lebenslauf auch noch, nachdem Sie bereits eingestellt sind. Einige Arbeitgeber pflegen auch eine “Skill-Datenbank”. Hier profitieren Sie davon, dass Sie gezielte Angaben machen können und bei der Frage nach Ihren Fähigkeiten nicht ins Grübeln geraten müssen.

Punkte, die Sie in einem Anschreiben verwenden, sollten auf jeden Fall in Ihrem ausführlichen Lebenslauf dokumentiert sein. Wenn Sie beispielsweise “teamfähig” sind, dann belegen Sie Ihre Teamfähigkeit mit einem Punkt aus dem ausführlichen Lebenslauf. Warum haben Sie im Team gearbeitet? Wie groß war das Team? Wie lange haben Sie im Team gearbeitet? Wie hat Ihnen das Team geholfen? Wie haben Sie dem Team geholfen? Diese Fragen lassen sich einfacher beantworten, wenn Sie durch den ausführlichen Lebenslauf daran erinnert werden, in welcher Firma, welcher Zeit und welcher Intensität Sie am Projekt beteiligt waren.

Es macht nichts, wenn Sie zu Beginn nicht alle Daten, insbesondere Zeiten recherchieren können. Mit der Zeit werden sich die Felder sicherlich füllen. Es schadet auch nicht, wenn sich Wissen in unterschiedlichen Bereichen wiederholt. Das ist eher ein gutes Indiz dafür, dass Sie bestimmtes Wissen wirklich verfügbar haben oder eine Tätigkeit auch wirklich ausführen können.

Schreiben Sie mir, wie Ihnen die Erstellung eines ausführlichen Lebenslaufs geholfen hat, welche Schwierigkeiten Sie dabei hatten oder welche Anmerkungen Sie dazu haben.

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Zweitägiges Seminar

Für einen Verein, der an der Hochschule Furtwangen University tätig ist, habe ich ein Wochenendseminar zum Thema Bewerbungstraining und Vorstellungsgespräch durchgeführt. In zweimal acht Stunden lernten die Teilnehmer die Phasen einer Bewerbung kennen. Ein Großteil des Workshops fand in Gruppenarbeit statt, d.h. die Teilnehmer erarbeiteten sich die Erkenntnisse selbst. Beim selbstständigen Erarbeiten der Inhalte wird wesentlich mehr Information aufgenommen als beim reinen Zuhören bzw. Zuschauen.

Zu den Inhalten gehörten die Vorbereitung auf eine Bewerbung, das Erarbeiten von Selbstbewusstsein, die Ziele der Firma bei einer Bewerbung sowie alle Bestandteile der Bewerbungsmappe (also Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen). Auch das Interpretieren von Zeugnissen (“Zeugnissprache”) kam nicht zu kurz. Natürlich wurde auch über Telefonanrufe diskutiert und die Vor- und Nachteile der Onlinebewerbung beleuchtet. Bei der Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch kamen praktische Übungen nicht zu kurz, beispielsweise die Antworttechnik MEDEA, mit der zielgerichtet Fragen beantwortet werden.

Die Teilnehmer des Seminars erhalten ein Fotoprotokoll, das um zusätzliche Informationen aus den Folien angereichert wurde. Das umfangreiche Protokoll bietet auch weiterführende Informationen wie Links ins Internet oder Buchempfehlungen.

Haben Sie Interesse an einem Wochenendseminar zum Thema Bewerbung oder Vorstellungsgespräch? Rufen Sie mich an (0 77 25 / 91 56 46) oder schreiben Sie mir eine Email.

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Unterlagen für das Interview

Nehmen Sie zum Vorstellungsgespräch die Unterlagen im Original mit, die Sie der Firma zugeschickt haben. Bis zum Vorstellungsgespräch hat die Firma lediglich mit Kopien gearbeitet. Manchmal will die Firma sich die Originale daher kurz vorzeigen lassen.

Sind Sie zu früh angereist, ermöglichen Ihnen die Unterlagen, sich vor dem Vorstellungsgespräch noch einmal vorzubereiten. Gehen Sie Ihre Stärken ruhig noch einmal durch. Beantworten Sie sich selbst noch einmal die typischen Fragen eines Bewerbungsgesprächs mit den Angaben aus Ihrem Lebenslauf.

Ein firmenneutraler Notizblock erlaubt Ihnen, während des Vorstellungsgesprächs ein paar Notizen anzufertigen – zum Beispiel Fragen, die Sie in der vorletzten Phase des Interviews noch stellen möchten.

Checkliste (VOR0415): Nehmen Sie die Stellenanzeige, das Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Anlagen im Original mit zum Vorstellungsgespräch. Nehmen Sie lieber ein paar Anlagen mehr mit, als Sie der Bewerbung tatsächlich beigefügt haben. Nehmen Sie auch einen firmenneutralen Notizblock mit.

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Programmneutral – Anlagen im richtigen Format

Beim Versand von Anhängen stoßen Bewerber auch heute noch auf Rückmeldungen von Unternehmen, dass Anlagen nicht geöffnet werden konnten. Die Ursachen sind vielfältig.

Dokumente werden häufig mit Word verfasst. Neuere Versionen speichern dabei im DOCX Format. Auch wenn in den meisten Firmen Microsoft Office eingesetzt wird, sind die aktuellen Varianten 2007 und 2010 noch lange nicht sehr verbreitet. Ein zusätzliches Plugin von Microsoft [1] für Word 2007 erlaubt die Speicherung im unabhängigen PDF-Format. Office 2010 speichert auf Wunsch ebenfalls ein PDF.

Wer das kostenlose OpenOffice [2] (oder neuerdings LibreOffice [4]) nutzt, verzichtet auch auf das ODF Format und nutzt stattdessen die bereits eingebaute Möglichkeit, das Anschreiben und den Lebenslauf als PDF auszugeben. OpenOffice  steht auch unter Linux zur Verfügung. Wer eine alternative Textverarbeitung nutzt, kann über einen universellen Druckertreiber namens PDFCreator [3] auch ein programmneutrales Dokument erstellen.

Wird die Dateigröße von Bildern reduziert, erfreuen sich manche Bewerber an der geringen Dateigröße von reinem Schwarz-Weiß (1 Bit). Dies lässt sich allerdings nicht in JPEG Dateien verpacken, sondern beispielsweise in TIFF-Dateien. Das TIFF-Format ist zwar weit verbreitet, macht aber oft bei Schwarz-Weiß oder diversen Komprimierungen Schwierigkeiten. In vielen Unternehmen lassen sich solche Dateien nicht betrachten.

Eingescannte Unterlagen in ein PDF einzubetten empfehle ich nicht uneingeschränkt. Oft wird bei der Umwandlung die Dateigröße des PDFs für eine Publikation im Internet optimiert, oder besser gesagt verkleinert. Die Auflösung wird dabei typischerweise auf 72 DPI reduziert. Ein Ausdruck sieht dann schon pixelig aus. Achten Sie darauf, dass Sie ein Programm verwenden, das Ihnen eine gute Auflösung von 150 DPI erlaubt.

Checkliste (ONL0114): Speichern Sie Anschreiben und Lebenslauf als PDF. Legen Sie eingescannte Unterlagen als weiteres PDF bei. Weichen Sie von dieser Regel ab, wenn Anlagen explizit in einem anderen Format angefordert wurden.

Quellen:
[1] Microsoft, rev. 2012-01-22
[2] OpenOffice.org, rev. 2012-01-22
[3] PDFCreator, rev. 2012-01-22
[4] LibreOffice, rev. 2012-01-22

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Initiative ergreifen – aber richtig

Wer sich initiativ bewirbt hat es doppelt schwer: während sich der “normale” Bewerber an einer Stellenanzeige orientieren kann und auf die geforderten Qualifikationen und die genannten Aufgaben eingehen kann, hat der Initiativbewerber keine Anhaltspunkte – oder doch?

Anstatt blind ein Anschreiben zu entwerfen entwirft der Initiativbewerber eine fiktive Stellenanzeige. Als Anhaltspunkte kann er dabei Stellenanzeigen von anderen Firmen heranziehen und sich auf der Webseite der Firma über typische Aufgaben innerhalb der Firma informieren. Generell schadet es hier nicht, jeweils die höchsten Qualifikationen und schwierigsten Tätigkeiten anzunehmen.

Verwenden Sie Begriffe, die Sie auf der Homepage des Unternehmens finden. So treffen Sie den richtigen Wortlaut. Außerdem sollte Ihr unternehmerisches Denken aktiv werden: welchen Nutzen hat die Firma, wenn er Sie einstellt? Dieser Nutzen muss im Anschreiben deutlich werden, denn möglicherweise muss Ihre Position ja erst noch geschaffen werden.

Ist die fiktive Stellenanzeige fertig, hat es der Initiativbewerber genauso einfach ein Anschreiben zu erstellen wie der “normale” Bewerber.

Checkliste (ANS0080): Erstellen Sie bei einer Initiativbewerbung eine fiktive Stellenanzeige und bewerben Sie sich auf diese Stellenanzeige. Beschreiben Sie im Anschreiben den Nutzen, den die Firma durch Sie hat.

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Anreise zum Interview

Das Vorstellungsgespräch ist für den Bewerber ein wichtiger Termin. Es ist verständlich, dass der Bewerber nicht zu spät kommen will – sollte er auch nicht. Doch der Weg zum neuen Arbeitgeber ist auch nicht hundertprozentig planbar: Staus auf der Autobahn oder Verspätungen bei der Bahn sind nicht kalkulierbar.

Als Bewerber informieren Sie sich am besten über die üblichen Stauzeiten und überlegen sich Alternativen zu den berechneten Zugfahrten. Fahren Sie so, dass Sie keinesfalls zu spät ankommen – daran lässt sich nämlich nichts mehr ändern.

Kommen Sie hingegen zu früh, brauchen Sie lediglich die Zeit totschlagen. Gehen Sie dazu in ein Café oder in einen Park, wo Sie Ruhe finden und Ihre Bewerbungsunterlagen noch einmal durchgehen können. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, viel zu früh bei der Firma einzutreffen. Sie haben einen Termin und den gilt es einzuhalten.

Checkliste (VOR0417): Planen Sie Staus und Verspätungen in Ihren Anreiseplan zum Vorstellungsgespräch ein. Kommen Sie lieber eine Stunde zu früh und bereiten Sie sich in dieser Zeit auf das Vorstellungsgespräch vor. Erscheinen Sie dann zum genannten Termin bei der Firma.

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Das Ende eines Vorstellungsgesprächs

Ein Kandidat für ein Vorstellungsgespräch stellte mir die Frage:

Wie erkenne ich eigentlich, dass das Vorstellungsgespräch zum Ende zugeht?

Die vorletzte Phase eines Bewerbungsgesprächs behandelt typischerweise die Fragen des Bewerbers an die Firma. Wenn der Bewerber keine Fragen mehr hat, dann neigt sich das Vorstellungsgespräch dem Ende entgegen.

Die Beteiligten auf Seite der Firma werden nun eher zu geschlossenen Fragen (Ja/Nein-Fragen) tendieren, um zu einem Abschluss zu kommen. Ansonsten werden während des Vorstellungsgesprächs eher offene Fragen (W-Fragen) verwendet, um eine lockere Atmosphäre zu schaffen und dem Bewerber Gelegenheit zu geben, etwas von sich zu erzählen.

Dies sollte der Bewerber erkennen, das Gespräch zusammenfassen, sich bedanken und erwähnen, dass das Gespräch den Einstellungswunsch noch verstärkt hat.

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Bewerbungsmarathon in Speyer

Die Studienstiftung des Deutschen Volkes hat mich als Alumni eingeladen, Studenten für ein Stipendium auszuwählen. Am Wochenende des 19. und 20. Novembers fand das Assessment Center in Speyer statt. Die Studenten mussten dabei je zwei Einzelgespräche absolvieren sowie eine Präsentation halten und die anschließende Diskussion moderieren.

Die Bewertung erfolgte dann in den Bereichen Intellektuelle Fähigkeiten, Leistungsbereitschaft und Motivation, Kommunikations- und Artikulationsfähigkeit, Soziale Kompetenz sowie Außerfachliches Interesse und Engagement. Die Bewertungsskala reicht von 1 bis 10, so dass maximal 30 Punkte erreicht werden konnten. Die Mindestzahl für die Aufnahme beträgt 23 Punkte – die Messlatte lag also  hoch.

Das bedeutete für mich, fünf Bewerbungsgespräche und fünf Präsentationen mit Diskussionsrunde am Samstag sowie weitere fünf Bewerbungsgespräche und eine Präsentation am Sonntag. Jeweils am Abend zuvor wurden die Bewerbungsunterlagen an die Kommissionsmitglieder verteilt.

Aus 43 anwesenden Studenten werden die besten 14 Studenten nun in das Förderprogramm aufgenommen. Zusammenfassend kann ich sagen, dass mir das Wochenende sehr viel Spaß gemacht hat. Es war wunderbar, eine so große Anzahl extrem motivierter und leistungsfähiger Studenten auf so kleinem Raum zu sehen.

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Sinnlose Anrufe vor dem Vorstellungsgespräch

Ein Anschreiben zu entwerfen fällt vielen Bewerbern recht schwer. Insbesondere der erste Satz bereitet den Kandidaten oft Kopfschmerzen. Manche Bewerber sind daher wie besessen davon, das Anschreiben wie im Musterbeispiel beginnen zu lassen:

bezugnehmend auf unser freundliches und informatives Telefonat bewerbe ich mich bei Ihnen.

Doch um diesen Satz schreiben zu können, ist den Bewerben bewusst, dass ein Telefonat stattgefunden haben muss – und greifen erstaunlich mutig zum Hörer.

Anstatt sich auf das Telefonat vorzubereiten und echte Fragen im Vorfeld zu klären, stellen Bewerber oft Fragen, die sie selbst beantworten könnten. Dies hinterlässt beim Gesprächspartner keinen guten Eindruck, eher im Gegenteil. Die Beispiele von vier Fragen verdeutlichen dies:

  1. Ist die Stelle noch frei?
    Sparen Sie sich die Frage, wenn die Stellenanzeige gerade erst erschienen ist. Ist die Stellenanzeige schon älter, informieren Sie sich zuvor im Internet. Nur wenn Sie nach ausgiebiger Recherche die Stellenanzeige nicht mehr finden stellen Sie diese Frage.
  2. Welche Aufgaben werde ich haben?
    In einer klassischen Stellenanzeige werden außer den Anforderungen an Sie auch Ihre Aufgaben beschrieben. Bei kleinen Stellenanzeigen, z.B. Handwerksbetrieben, fehlen die Aufgaben: in diesem Fall sind es branchentypische Aufgaben. Befassen Sie sich vorab mit möglichen Aufgaben die zum Beruf passen, damit Sie eine Antwort im Fall einer Gegenfrage parat haben.
  3. Gibt es eine Einarbeitungszeit?
    Es gibt zwei Möglichkeiten: Sie werden ins kalte Wasser geschmissen und müssen sich selbst einarbeiten oder Sie erhalten Unterstützung. Erwarten Sie weder, dass Sie zu Beginn den ganzen Tag einen Aufpasser haben oder dass Ihnen ein Zeitraum genannt wird, in dem Sie keine Ergebnisse vorweisen müssen.
  4. Wird mir das Arbeitsumfeld beim Vorstellungsgespräch gezeigt?
    Gegenfrage: machen Sie die Bewerbung von der Antwort auf diese Frage abhängig? Sie können die Besichtigung des Arbeitsplatzes auch dann noch einfordern, wenn Ihnen der Arbeitsvertrag zur Unterschrift vorgelegt wurde.

Wenn Sie tatsächlich gute offene Fragen im Vorfeld telefonisch geklärt haben, verzichten Sie dennoch auf den Mustersatz. Verschieben Sie das Telefonat in die Bezugszeile und starten Sie das Anschreiben mit einem knackigen Argument, das für Sie spricht.

Checkliste (VOR0398): Überlegen Sie vor dem Telefonat, ob Sie Ihre Fragen nicht selbst beantworten können. Nutzen Sie weitere Informationsquellen wie das Internet, Freunde und Bekannte oder vertrauenswürdige Arbeitskollegen.

Checkliste (ANS0398): Streichen Sie den Satz “bezugnehmend auf unser … Telefonat …” und verschieben Sie das Telefonat in die Bezugszeile.

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